对外包供应商进行入职培训和管理

我们会在内部处理资产,同时也会将许多资产外包给供应商,因此,我们需要深入了解一下如何组织供应商,以便他们可以登录并查看仅与其任务相关的信息,然后再了解一下如何管理我们的供应商。

井井有条地组织供应商

我们会在内部处理资产,同时也会将许多资产外包给供应商,因此,我们需要深入了解一下如何组织供应商,以便他们可以登录并查看仅与其任务相关的信息。

将供应商添加到 Shotgun

首先,我们从“人员”(People)页面创建几个供应商。我们在创建时禁用他们的帐户,并在建立流程后向他们发送一封欢迎电子邮件。我们还要确保为他们分配“供应商”(Vendor)权限角色,因为这将限制他们登录时可以看到的信息。例如,供应商只能看到分配给他们的任务和资产。

由于我们创建了非活动用户,让我们禁用默认人员过滤器,以便可以看到他们。我们已经有了他们的头像,现在来添加他们。

以组的形式组织供应商

Christopher 和 Linda 来自同一个外包工作室“You Want It When Studios”,因此我们将他们添加到该组。

Phil 和 Sabrina 来自另一个名为“Split The Difference Studios”的工作室,因此我们将他们添加到该组。

无论我们是按供应商工作室、部门还是领导团队等来组织,组都是一种出色的人员组织方式。

我们还可以将任务分配给个人和组(适合以下情况:我们想要分配给供应商组而非个人;我们需要一个组而非一个人来审核我们的工作)。 

组织外包的资产

以前,我们确定要外包给供应商的资产,并通过选中“外包”(Outsource)复选框来标识这些资产。

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我们可以过滤这些任务以分配和调度由供应商完成的工作。

如果我们想在不退出“任务”(Task)页面的情况下编辑“资产外包”(Asset Outsource)复选框,可以通过以下操作来实现

  1. 清除页面过滤器
  2. 选择要更新的资产
  3. 直接从此处编辑“资产外包”(Asset Outsource)复选框

供应商工作流和协作

现在,我们已经分配了一些非活动供应商并做好了准备,让我们

  1. 将其主页设置为“我的任务”(My Tasks)
  2. 激活他们并向他们发送邀请,以便他们可以开始工作

当供应商登录时,他们将看到其“我的任务”(My Tasks)页面,其中的任务按优先级顺序(即,按到期日期)排序。他们还可以查看重要信息,例如他们的调度以及他们正在构建的资产的关键信息(如说明移交注释以及发送给他们而他们可以回复的任何注释)。

当准备好开始工作时,他们可以从“我的任务”(My Tasks)打开 Shotgun Create,在那里查看其任务和重要信息,然后开始工作。当他们准备好提交工作时,可以提交带有说明的媒体,我们的内部审核者会收到通知以开始迭代周期。 

注意:如果供应商尚未下载 Shotgun Create,那么在从“我的任务”(My Tasks)中打开时,他们会收到有关如何下载和开始使用的说明。 

Shotgun Create 简化了供应商的审核工作流,因此,理想情况下,他们在 Shotgun Create 中工作,但如果供应商希望留在浏览器中,也可以直接在浏览器中从“我的任务”(My Tasks)提交媒体。他们只需确保他们位于“活动”(Activity)选项卡中,即可查看选定的“任务”(Task)框。

在那里继续协作,直至您的工作得到批准。

在这里,我们看到艺术主管 Francesca 位于 Shotgun Create 的“我的审核”(My Reviews)区域,审核由 Sabrina 提交的版本,回复反馈并批准,从而更改了版本和任务的状态。

然后,供应商会继续执行其列表中的下一个任务。

创建供应商经理面板

我们深入思考一下如何管理供应商,并确保:

  1. 他们会达到我们的目标,
  2. 我们为他们的成功铺平道路,以便他们为将来的工作做好准备

让我们从创建了“制作人员”(Producer)和“主管”(Lead)视图的面板开始,为外包供应商经理创建一个新的画布类型视图。 

首先,我们让“经理”(Managers)和“管理员”(Admins)可以看到此视图。

在添加控件之前,我们先概述一下供应商经理需要可视化的内容:

  • 他们等待供应商提交的资产列表
  • 供应商等待我们审核以便向前推进的资产
  • 我们的供应商团队
  • 审核领域发生的情况
  • 所有外包资产的所有供应商任务状态摘要
  • 尚未分配的外包资产

等待供应商提交的资产

首先,我们添加网格控件,该控件将显示我们等待供应商提交的资产:

  1. 配置该控件以显示资产
  2. 将其命名为“Assets Waiting on Vendor”
  3. 调整布局
  4. 添加页面过滤器:
  • “Waiting on”“是”(is)“供应商”(Vendor)
  • “状态”(Status)“不是”(is not)“最终”(Final)
  • 已选中“外包”(Outsource) 

现在,我们不仅可以看到需要跟进的资产,还可以看到每个资产中的任务状态。我们还进行了保存并返回到设计页面模式。

供应商等待我们审核的资产

与上面的控件一样,我们需要创建另一个控件,用于显示供应商等待我们审核的内容。因此,我们执行以下操作:

  1. 复制“Assets Waiting on Vendor”控件
  2. 将其重命名为“Assets Waiting on Studio”
  3. 添加“打开注释计数”(Open Notes Count)字段
  4. 调整过滤器,以便我们看到工作室中正在等待审核的资产:
  • “Waiting on”“是”(is)“工作室”(Studio)
  • “状态”(Status)“不是”(is not)“最终”(Final)
  • 已选中“外包”(Outsource)
  • 再次保存
  • 现在,我们可以查看供应商等待我们审核的资产列表,还可以在“打开注释”(Open Notes)列中查看与原因相关的任何注释。

    接下来,我们添加一个缩略图控件以显示我们的供应商:

    1. 配置为显示人员
    2. 按以下方式过滤人员:
    • “权限组”(Permission group)“是”(is)“供应商”(Vendor)
    • “状态”(Status)“是”(is)“活动”(Active),使我们只看到活动的供应商

    然后,通过移除工具栏来调整控件设置以简化操作。

    确保供应商获得反馈

    现在,我们看一看在审核领域发生了什么,并确保一切都准备就绪。因此,我们为版本添加另一个缩略图控件。

    让我们调整列以显示:

    • 艺术家(Artist)、说明(Description)
    • 状态(Status)
    • 版本名称(Version Name)
    • 创建日期(Date created) 

    目前,我们可以看到项目中的所有版本(无论其状态如何),因此我们将此信息过滤为仅显示供应商提交的、等待审核的版本:

    1. “版本链接的资产”(Versions linked Assets)复选框选中
    2. “版本链接的资产”(Versions linked Assets)状态“不是”(is not)“最终”(Final)
    3. “状态”(Status)“是”(is)“等待审核”(Pending Review)
    4. 艺术家组“包含”(includes)“You Want It When Studios”、“Split The Difference Studios”

    外包资产的供应商任务状态摘要 

    我们添加一个预配置的任务状态控件,并添加一个条件来显示外包资产任务的整体状态。

    让我们花点时间整理布局,然后保存。

    需要分配的外包资产

    最后,由于供应商经理需要按优先级顺序可视化要分配的内容,因此我们创建一个他们可以通过面板与之进行交互的新控件。我们添加一个新行,然后使用任务甘特图控件。

    之后,进行以下调整:

    1. 将其命名为“Tasks That Need Assignments”
    2. 调整布局
    3. 创建过滤器:
    • “分配给”(Assigned To)“包含”(includes) [空]
    • “链接的资产外包”(Linked Assets Outsource)复选框选中。
  • 将记录解组
  • 应用高级排序
    • 首先按“到期日期”(Due Date)字段排序
    • 其次按“链接”(Link)字段排序,以便资产任务一起可视化

    现在,我们的供应商经理可以浏览一下需要分配给供应商的任务,以及需要按何种顺序分配这些任务。他们还可以直接从控件中分配。

    外包经理可以基于此来管理供应商,我们会随着制作工作的推进进一步调整和优化。

    图片来源:CD Projekt Red (https://en.cdprojektred.com) 和 Digic Pictures (https://www.digicpictures.com)

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