ベスト プラクティス

Shotgun には強力な機能が数多く用意されています。次に、ベスト プラクティスのチェックリストを示します。

初心者向けの Shotgun のヒント

一般的なアドバイス
効率的なワークフロー実現の鍵となるシンプルさ
一貫性のあるプロセス Shotgun の使用による時間の節約

Shotgun の高度なヒント

シンプルなワークフローの維持
スタジオのワークフローに基づいた設定
Shotgun の機能を利用した時間の節約

初心者向けの Shotgun のヒント

ここでは、Shotgun を初めて使用するユーザ向けに役立つヒントを示した、簡単なリストを紹介します。

1. 一般的なアドバイス

  • Shotgun は、スタジオのすべてのメンバーが使用できる
    プロダクションや管理に携わるメンバーやアーティストを含む全員が、Shotgun を利用できます。これは、複数のユーザやワークフローで使用するために、そして各メンバー同士でさまざまな質問に答えられるようにするために、ページを設計する必要があることを意味します。これらすべての人々が Shotgun の価値を最大限に利用するためには、共通部分の設計はシンプルに抑え、ユーザごとに専用のページに分岐できるようにします。
  • アーティストのインプットをベースに、プロジェクトを構築する
    他のメンバーのワークフローや要件には若干の微妙な違いがあります。これらに対応することで、各メンバーのニーズを理解し、それらを満たす機会が生まれます。
  • パスワードを安全に管理する
    One Time (https://onetimesecret.com)のようなシステムを使用して、パスワードを共有することをお勧めします。

2. 効率的なワークフロー実現の鍵となるシンプルさ

  • 増やすより、減らすことに努める
    Shotgun でできることが多岐にわたるため、ページに多くの情報を盛り込みたくなります。しかし、これはお勧めできません。シンプルなページであるほど、ユーザはより短時間で有効に活用できるものです。
  • アーティスト用に設計するページは 2 ページまでとする(ホーム ページとタブに分かれた詳細ページ)
    プロダクション担当者とは異なり、アーティストはほとんどの作業を Shotgun では行わないため、アーティストが自分に必要な作業を簡単に参照できるようにします。ホーム ページは、自分のタスクだけに焦点を当てるために役立ちます。必要な詳細情報がある場合は、詳細ページにジャンプすることができます。全体のスケジュールを管理する必要のないアーティストにとっては、プロジェクトのすべての側面を表示できることにはあまり価値がないでしょう。
  • Shotgun の組み込みのナビゲーション ツールを活用する
    グローバル バーおよびプロジェクト ナビゲーション バーを使用すると、プロジェクトのランディング ページにアクセスできます。このランディング ページは、バーに表示されている各項目と 1 対 1 で対応します。これらによって、全員が使用する共有の「公共スペース」が提供され、定期的に行うタスクに簡単にアクセスできるナビゲーションが提供されます。[ページ](Pages)メニューを使用すると、ユーザが自分のワークフローに合わせてナビゲーションを簡単にカスタマイズして構築でき、数回クリックするだけで定期的に使用するページのセットにアクセスできるようになります。つまり、「公共スペース」を設計する際に、全員のワークフローを考慮する必要がないことを意味します。
  • 「公共スペース」を設計するときは、可能な限り使いやすさを意識する シンプルに保ち、 内容を絞り込みます。
    ページ設計の改良を重ねましょう。最初は、Shotgun の機能を使いこなせない可能性があり、ユーザが Shotgun サイトを使用する方法の調整が必要になることがあります。時間の経過とともに、ワークフローが変化する場合もあります。そのような場合は、デザイン モードに戻って公共スペースから不要なものを排除し、すべてのユーザが効率的に使用できるようにします。
  • できる限り視覚的なレイアウトにし、 画像を多く使用してスプレッドシートを減らす
    Shotgun では、リスト ビューのようなデータに特化したレイアウトと、サムネイル ビューのようなより視覚的なレイアウトを簡単に切り替えられます。Shotgun がすぐにデータでいっぱいにならないようにするために、視覚的なレイアウトを既定に設定することを検討します。データに特化したワークフローでは、1 回クリックするだけでビューを変更できます。または、ページの独自のコピーを保存することができます。
  • パイプライン ステップを統合する
    パイプライン ステップは、関連するタスクをグループ化してまとめるために使用されます。各パイプライン ステップには、次のものを定義できます。
    • 名前: パイプライン ステップの名前は、多くの場合、部署名になります。
    • 短縮コード: 短縮コードは、パイプライン ステップ列を折りたたんでビューに配置したときに表示されます。各パイプライン ステップを表す 3 ~ 4 桁の一定の短縮コードにすることをお勧めします。
    • 順序: パイプライン ステップがドロップダウン リストに表示される順序と、パイプライン ステップ列のソート順の両方が定義されます。このソート順を使用すると、パイプライン ステップの順序に従ってタスクをソートできます。
    • 色: スケジュール設定を目的として、ガント ビューのバーの色を定義します。
    パイプライン ステップのリストは、できるだけ簡潔で、統合された状態で維持することをお勧めします。使用可能なパイプライン ステップが多すぎると、混乱が生じることが考えられます。また、新しいタスクが間違ったステップに割り当てられる可能性があります。また、特定のページのパイプライン ステップ列が多すぎると、ロード時間が大幅に遅くなります。最後に、パイプライン ステップはサイト全体で設定されるため、可能な限り汎用性のある状態を維持し、複数のプロジェクトで使用できるようにすることをお勧めします。
  • タスクを統合する
    ほとんどの使用例で、タスク リストをシンプルに保つのが非常に効果的であることが分かっています。最初は、タスクとパイプライン ステップの間で 1 対 1 の関係を作ることから始めることをお勧めします。これは、1 つのパイプライン ステップに 1 つのタスクが割り当てられることを意味します。また、サイト全体のタスク テンプレートを作成および管理して、これらのタスクが自動作成されるようにすることもできます。
  • ショット タイプを統合する
    パイプライン ステップと同様に、ショットの[タイプ](Type)フィールドのタイプが多すぎると、混乱が生じることがあります。
  • 設定するステータス オプションの数を最小限にする
    プロダクション環境を効率的にするには、タスクに対するステータス オプションのセットを最小限にすることをお勧めします。ステータス数を抑えて簡潔にすることで、ステータスを選択しやすくなります。プロダクションの各段階でステータスが持つ意味を分かりやすくすることで、レポートが簡単になり、各部門で起きていることを全員が理解する助けとなります。また、不正確なステータスや、あまり使用されていないステータスがタスクに割り当てられる可能性も少なくなります。さらに、ステータスの数が少なければ、特定のページまたはレポートをフィルタする際に検討の対象となるフィルタの数が少なくなるため、フィルタを作成しやすくなります。

3. 一貫性のあるプロセス

  • プロダクション トラッキング ガイドを作成する
    プロダクション トラッキング ガイドは、メンバーが既に理解している一貫性のあるプロセスと、ワークフローや報告プロセスに加えられた更新や改善とのバランスをとるのに役立ちます。既存のプロセスをドキュメントにまとめ、このガイドのどの部分を変更できるか、またはすべきかについてのアイデアを集めます。このガイドの索引を作成したり検索したりすることは簡単に行えます。物事の処理方法とその理由を示す、一元管理された優れたドキュメントを用意することで、質問されたり、見直しを行う場合にそのプロセスを簡単に確認できます。また、うまく機能しなかった変更をトラックすることもできます。これは、ポストモーテムや制作前の計画のための話し合いで、見直しを行うための優れた資料にもなります。
  • 命名規則を使用する
    ショットやアセットの命名規則のプロセスを決めて、 整合性を保ちます。ショットで推奨される命名規則は、EPISODE_SEQUENCE_SHOT です。たとえば、エピソード 001、シーケンス 001、ショット SH001 の場合、ショット名は E001_S001_SH001 になります。プロジェクト内に複数の SH001 が存在することがないように、可能な限り一意な名前を付けます。このようにすることで、グローバル検索での検索時や、新しいショットやその他のエンティティを読み込む時に見つけやすくなります。
  • ノートとタスクに同じステータス アイコンとオプションを使用する
    各[ステータス](Status)フィールドのリストに、どのステータスをどの順序で表示するかを設定することができます。これらの設定は、Shotgun のすべてのプロジェクトにわたって適用されるため、ステータスは可能な限り汎用性のあるものにしておくことをお勧めします。プロダクション チームが、各プロジェクトで同じステータス リストを活用するようにすることで、複数のプロジェクトを対象とする概要レポートを構築することが可能になります。ステータスをさらに管理するには、[管理者](Admin) > [ステータス リスト](Status List)に移動します。ここでは、ステータスごとに次のフィールドを管理できます。
    • ステータス名
    • アイコン
    • 短縮コード(作成時のみ編集可能)
    • 背景色
    これらのフィールドに変更を加えると、該当するステータスが使用されているステータス フィールドにも影響します。

4. Shotgun の使用による時間の節約

  • 重要なページをブックマークする
    プロダクション スーパーバイザやコーディネータの多くは、アーティストが必要とする情報のみが含まれるカスタム ページを作成します。ページ タイトルの隣に表示される星のアイコンをクリックすると、重要なページをブラウザと[お気に入り](Favorite)ページにブックマークできることをアーティストに伝えます。このようにすると、[ページ](Pages)メニューの最上部に表示される、お気に入りのリストにそのページが追加されます。
  • Review Notes アプリや、概要を伝える電子メールを活用する
    Review Notes アプリと概要を伝える電子メールを活用して、時間を節約します。 コーディネータが、レビュー後のノートをすべて手動でまとめる必要はありません。

Shotgun の高度なヒント

ここでは、Shotgun により習熟したユーザ向けに、Shotgun を最大限に活用するためのその他のヒントを紹介します。

1. シンプルなワークフローの維持

  • 組み込みのプロジェクト「アーカイブ」機能を使用する
    プロジェクトの[アーカイブ済み](Archived)チェックボックスをオンにすると、Shotgun で特別な機能がトリガされて、プロダクションで毎日使用されるページやビューから古いプロジェクト データが削除されます。これにより、終了したプロジェクトの結果が除外されるため、グローバル ページを使用する場合や、複数のプロジェクト間で検索するときの処理を簡略化できます。アーカイブされたプロジェクト データが必要になった場合は、特定のページから引き続きアクセスすることが可能です。
  • [オートコンプリートの省略ステータス](Autocomplete Omit Statuses)の詳細設定を活用する
    [サイト基本設定](Site Preferences)の[詳細設定](Advanced)にある[オートコンプリートの省略ステータス](Autocomplete Omit Statuses)を使用すると、ここで指定したステータスのいずれかに設定されている Status フィールドを持つエンティティが、オートコンプリートの結果から除外されます(グローバル検索またはエンティティのリンク フィールドなど)。「省略」ステータスのショットを除外する場合は、この[サイト基本設定](Site Preferences)フィールドに Shot:omt と指定します。または、「省略」ステータスのエンティティすべてを表示しないようにするには、omt と入力するとグローバルに除外されます。
  • プロダクション チームの上級ユーザ用として、高度なレイアウトやレポートをすべて[ページ](Pages)領域に移動する
  • 個人用のページで実験を行い、適切なものだけをパブリッシュする
    スキーマや正式なレイアウトの担当者は 1 ~ 2 名だけにします。このようにすることで、統一性と一貫性が保たれると同時に、支障なく削除できる内容が明確になるため、調整が容易になります。

2. スタジオのワークフローに基づいた設定

  • カスタム フィールドを作成する
    列ヘッダを右クリックし、[フィールドを設定](Configure Field)を選択すると、リスト ビューに新しいカスタム フィールドを作成できます。ただし、新しく作成したフィールドに対して、複数のプロジェクトに適用できる程度の汎用性を持たせることが重要です。多くの場合、1 人の管理者がフィールドの管理と作成を担当することが推奨されます。このようにすることで、複数の管理者によって重複フィールドが作成され、同じ情報のトラックに異なるフィールドが使用されることを防ぐことができます。
  • [新しいエンティティを作成](New Entity Creation)フォームを設定する
    ナビゲーションの[+]アイコンをクリックすると、[新しいエンティティを作成](New Entity Creation)フォームが起動されます。管理者が歯車のアイコンをクリックすると、どのフィールドをどの順序で表示するかを設定して保存することができます。次に示す、フィールドごとの設定を構成できます。
    • フィールド ラベルを表示(Display field label)
    • フィールド ラベルをオーバーライド(Override field label)
    • 作成に必要(Required for creation)
    • 縦長のテキスト ボックスを使用(Use tall text box)
    既定のフォームは、できる限り簡単かつシンプルにし、作成時に関連する重要なフィールドのみを含めるようにすることをお勧めします。[作成に必要](Required for creation)の機能は、レコードの作成を許可する前に、ユーザにフィールドへの入力を求める場合に便利です。ただし、必須フィールドが多すぎると、ユーザの処理に時間がかかります。

3. Shotgun の機能を利用した時間の節約

  • 条件付きフォーマットを使用する
    条件付きフォーマットは、期限を過ぎたタスクを識別するのに役立ちます。優先するショットやタスクが一目でわかるようにするために、フォーマットを設定することができます。
  • 可能な限り、「が次を含む(contains)」フィルタを使用しないようにする
    「が次を含む(contains)」演算子は、最も時間がかかる種類のフィルタです。可能な場合は、特定の場所のデータ形式を調整して、このフィルタを使用する必要がないようにします。これにより、 ページのロード時間が短くなります。[が次と等しい](is)、[が次と等しくない](is not)、[が次で始まる](starts with)を使用したクエリーの実行は、より短時間で済みます。
  • 反復作業をトラックする
    Shotgun のバージョン エンティティを使用すると、アーティストの反復作業や、デイリー提出、レビュー提出をトラックすることができます。これは、正確にどのイメージが承認されたかをトラッキングし、そのイメージのソース ファイルにリンク付けをしたり、レビュー セッションで追加されたノートを記録するためのレビュー ワークフローに大変役立ちます。
  • タスクの日付を固定する
    自分のアクションの結果、タスクの日付が固定される場合があることに気づいていないユーザは少なくありません(開始日や終了日を手動で変更するなど)。タスクの日付が自動的に順延されないようにする場合は、すべてのタスク テンプレートですべての日付を固定することをお勧めします。これは、厳密なルールではないことに注意してください。タスクの依存関係とその結果生じる順延は、スケジュール設定のための手段としては便利ですが、問題になることもあります。
  • 複数のアーティストが共同作業するショットのタスクを個別にトラックする
    複数のアーティストが 1 つのショットで作業し、それぞれに異なる開始日と終了日が設定されている場合のために、一般的には、各アーティストに異なるタスクを作成することをお勧めします。
  • 割り当て履歴をトラックする
    タスクの全期間を通じてどのアーティストが割り当てられてきたかの履歴レコードを参照するために、[担当者](Assigned To)フィールドが編集されるたびにタスクの[割り当て履歴](Assignment History)フィールドにデータが入力されるようにするトリガを用意します。基本的には、アーティストやその他のユーザがタスクに割り当てられると、[割り当て履歴](Assignment History)フィールドに追加され、削除されることはありません。このようにして、後から割り当てが解除されたアーティストも含めて、今までに割り当てられたすべてのアーティストの記録を取ることができます。

Shotgun の使用方法に関する詳細は、『Shotgun ユーザ ガイド』を参照してください。

Shotgun サイトの使用についてのご質問は、support@shotgunsoftware.com までお問い合わせください。

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